Wat kost een werknemer een mkb-werkgever echt per jaar: een uitsplitsing van brutoloon tot totale arbeidskosten

Je hebt net een kandidaat gevonden voor een vaste functie. Brutoloon afgesproken: €3.000 per maand. Je telt snel op, €36.000 per jaar, dat past. Handtekening gezet, werknemer begint maandag. Een kwartaal later kijk je naar de loonstroken en vraag je je af waar die extra kosten vandaan komen. Vakantiegeld, pensioenpremie, werkgeverspremies… het loopt al snel op naar €45.000 of meer. En dan is er nog geen rekening gehouden met verzuim, onboarding of werkplekinrichting.

In dit artikel rekenen we stap voor stap door wat een werknemer een mkb-werkgever echt kost, van brutoloon tot de posten die je pas opmerkt als het kwartaal voorbij is.

Het kostprijsmodel: vijf lagen

Om grip te krijgen op de werkelijke arbeidskosten, helpt het om met vijf lagen te werken. Elke laag voegt kosten toe bovenop het brutoloon. Samen bepalen ze de echte kostprijs van een werknemer.

• Laag 1: directe loonkosten (brutoloon, vakantiegeld, vaste toeslagen)
• Laag 2: wettelijke werkgeverslasten (WW-premie, WIA, ZVW)
• Laag 3: pensioenopbouw
• Laag 4: verzuimkosten
• Laag 5: indirecte en eenmalige kosten

Die vijf lagen bespreken we hieronder, aangevuld met drie concrete rekenvoorbeelden.

Laag 1: directe loonkosten

Het brutoloon is het startpunt, maar niet de enige directe kostenpost. Wettelijk ben je als werkgever verplicht om 8% vakantiegeld te betalen over het brutoloon. Heeft de werknemer een cao? Dan kunnen daar bovenop vaste toeslagen gelden, zoals een ploegentoeslag, een eindejaarsuitkering (13e maand) of een vaste onkostenvergoeding. Al deze bedragen liggen contractueel vast en zijn niet optioneel.

Bij een brutoloon van €3.000 per maand betekent de 8% vakantiegeld al een extra kostenpost van €2.880 per jaar. Telt een 13e maand mee, dan kom je nog €3.000 hoger uit. Dat zijn posten die bij de aanstelling soms worden vergeten in de eerste berekening.

Laag 2: wettelijke werkgeverslasten

Dit is de laag die de meeste verwarring veroorzaakt. Als werkgever betaal je premies die de werknemer zelf niet ziet op zijn loonstrook, maar die jij wel afdraagt aan de Belastingdienst.

• WW-premie (Awf): voor vaste contracten geldt een lagere premie dan voor flexibele contracten. Het verschil kan enkele procentpunten zijn, afhankelijk van het contract.
• WIA/WAO-basispremie: een percentage over het premieloon, bedoeld voor arbeidsongeschiktheid.
• Aof-premie (Arbeidsongeschiktheidsfonds): kleine werkgevers (mkb) betalen hier een gedifferentieerd tarief, dat lager is dan bij grote werkgevers. Een bewuste keuze van de overheid om mkb te ontzien.
• ZVW-bijdrage (Zorgverzekeringswet): de werkgeversbijdrage voor de zorgverzekering, een percentage over het loon tot een maximumpremieloon.

Samen lopen deze premies doorgaans op tot 15% tot 20% bovenop het brutoloon, afhankelijk van de contractvorm en het salarisniveau.

Rekenvoorbeeld A: minimumloonwerknemer (fulltime)

Stel, je stelt iemand aan op het wettelijk minimumloon. In dit voorbeeld gaan we uit van een fulltime dienstverband.

De kostprijsfactor hier is ongeveer 1,25 keer het brutoloon. Maar dit is zonder pensioen, verzuim en indirecte kosten.

Rekenvoorbeeld B: modale werknemer (ca. €3.800 bruto per maand)

Bij een hoger loon tellen meer posten mee. Pensioenopbouw wordt hier relevant, en de WIA-premiedifferentiatie kan hoger uitvallen als je bedrijf eerder te maken heeft gehad met langdurig ziekteverzuim.

De kostprijsfactor loopt hier op naar 1,35 keer het brutoloon, nog zonder verzuim en indirecte kosten. Bij een hogere pensioenpremie of een cao met een ruimere opbouw kan dat oplopen tot 1,40 keer.

Rekenvoorbeeld C: bovenmodale werknemer (ca. €6.000 bruto per maand)

Boven een bepaald loon (het maximumpremieloon) stoppen sommige premies met stijgen. Dat betekent dat de kostprijsfactor bij hogere salarissen relatief iets gunstiger wordt op het gebied van sociale premies. Maar de pensioengrondslag is hoger, en bij een lease-auto als loonalternatief komen bijtellingsregels om de hoek kijken.

Bij dit salarisniveau is het ook de moeite waard om te kijken of een dga-constructie (directeur-grootaandeelhouder) voordeliger uitpakt zeker als het om een sleutelfunctionaris gaat. Dat is maatwerk en vraagt advies van een accountant, maar de arbeidskosten kunnen per jaar €10.000 of meer schelen ten opzichte van een regulier dienstverband.

Laag 3: pensioenopbouw, de meest onderschatte post

Veel mkb-ondernemers schrikken van de pensioenpremie als ze die voor het eerst goed uitrekenen. De berekening werkt als volgt: van het brutoloon trek je een franchise af (een drempelbedrag waarover geen pensioen wordt opgebouwd, omdat de AOW dat deel dekt). Over het resterende bedrag, de pensioengrondslag, betaal jij als werkgever een deel van de premie.

Bij een modaal salaris en een verdeling van 60% werkgever en 40% werknemer betaal jij als werkgever al snel €3.000 tot €5.000 per jaar per werknemer. Zit je werknemer in een verplicht bedrijfstakpensioenfonds? Dan heb je weinig keuze. Heb je als mkb’er een eigen pensioenregeling afgesloten, dan is er soms meer ruimte om te sturen.

Laag 4: verzuimkosten

Nederland kent een loondoorbetalingsplicht van 104 weken bij ziekte. Dat betekent dat je bij langdurig zieke werknemers twee jaar lang (een deel van) het loon doorbetaalt, plus re-integratiekosten. In het mkb loopt het gemiddelde verzuimpercentage rond de 4% tot 6%. Omgerekend naar één werknemer met een jaarloon van €45.000 is dat een gemiddeld ‘risicobedrag’ van €1.800 tot €2.700 per jaar, zelfs als die werknemer niet ziek is geweest. Het is een statistische reservering.

Daarbij komen de kosten van vervanging (uitzendkracht, collega met overuren) en eventuele re-integratiediensten. Een arbodienst of casemanager kost ook geld. Het is realistisch om €1.500 tot €3.000 per werknemer per jaar in te rekenen als verzuimrisico.

Laag 5: indirecte en eenmalige kosten

Dit zijn de kosten die nooit op de loonstrook staan, maar er wel degelijk zijn. Denk aan de uren die je als ondernemer of HR-medewerker kwijt bent aan onboarding. Of aan de laptop, werkkleding, abonnementen of een werkplekopstelling die nodig zijn. Een opleiding of certificering. De personeelsadministratie die je uitbesteedt aan de boekhouder.

Eerlijk toegerekend per fte kom je hier al snel op €1.000 tot €3.000 per jaar, afhankelijk van de functie en de branche.

De kostprijsfactor als stuurinstrument

Als je alles optelt, kom je voor een modale werknemer al snel op een kostprijsfactor van 1,40 tot 1,60 keer het brutoloon. Wat betekent dat concreet? Als je een werknemer voor €3.800 bruto per maand aanstelt, kost die werknemer je jaarlijks geen €45.600, maar eerder €63.000 tot €73.000. Dat verschil heeft directe gevolgen voor de manier waarop je offertes berekent, je uurtarief als dienstverlener bepaalt, en beslissingen neemt over groei.

Weet je wat de kostprijs per uur is van een werknemer dan kun je pas echt beoordelen of een opdracht winstgevend is.

Drie knoppen waaraan je kunt draaien

Het goede nieuws: als mkb-werkgever heb je meer invloed dan je denkt.

1. Eigenbeheer WGA en premiedifferentiatie. Je kunt ervoor kiezen om het WGA-risico (gedeeltelijke arbeidsongeschiktheid) zelf te dragen via een private verzekeraar in plaats van via het UWV. Als je bedrijf weinig verzuim heeft, kan dat goedkoper zijn. Let wel: je gaat dan zelf het risico aan.

2. Verzuimbeleid als besparingstool. Actief sturen op laag verzuim loont dubbel: je betaalt minder door én je gedifferentieerde WIA-premie kan na verloop van tijd dalen. Investeren in een goede arbodienst en vroegtijdige begeleiding betaalt zich terug.

3. Lage-inkomensvoordelen (LIV en LKV). Stel je een werknemer aan op of net boven het minimumloon? Dan heb je mogelijk recht op het lage-inkomensvoordeel (LIV), een tegemoetkoming van de overheid per gewerkt uur. Het loonkostenvoordeel (LKV) geldt als je iemand aanneemt die al langer in de uitkering zit of ouder is dan 56 jaar. Dit zijn regelingen die in het mkb vaak onbenut blijven, terwijl de besparing per werknemer kan oplopen tot enkele duizenden euro’s per jaar.

Reken als vuistregel op 1,40 tot 1,60 keer het brutoloon, afhankelijk van cao, pensioenregeling, verzuimhistorie en indirecte kosten. Een brutoloon van €3.000 per maand komt in de praktijk al snel neer op €4.200 tot €4.800 per maand aan totale arbeidskosten.

Dat is beheersbaar, zolang je er bewust mee rekent. Gebruik de vijf kostenlagen als kapstok bij elke aanstelling, bouw een kostprijsfactor in bij offertes en uurtarieven, en controleer jaarlijks of je aanspraak maakt op regelingen als de LIV of LKV. Dan zijn arbeidskosten geen verrassing, maar iets om op te sturen.