Dertig dagen geleden heb je de factuur gestuurd. Vorige week liep de betaaltermijn af. En nu zit je te staren naar je bankrekening, terwijl de klant gewoon stil blijft. Geen betaling, geen bericht. Voor zzp’ers is dit een van de meest frustrerende situaties: het werk is gedaan, maar het geld is er niet. Wat doe je nu, en in welke volgorde?
Dit stappenplan loopt van een vriendelijke herinnering tot aan de rechter, inclusief wat je wettelijk mag doorberekenen en hoe je voorkomt dat je hier steeds weer in terechtkomt.
Stap 1: Controleer eerst je eigen administratie
Voordat je de telefoon pakt of een e-mail stuurt, even een moment voor jezelf. Klopt de factuur eigenlijk wel? Staat het juiste rekeningnummer erop? Heb je de factuur écht verstuurd, naar het juiste e-mailadres? Het klinkt gek, maar het gaat regelmatig mis. Een factuur die in je concepten staat of naar een oud adres ging, is technisch gezien nog niet verstuurd.
Check ook of je een btw-nummer of KvK-nummer hebt vermeld als de klant dat nodig heeft voor hun eigen administratie. Sommige bedrijven houden een factuur in de wacht totdat alle gegevens kloppen. Even dit controleren kost je twee minuten en kan veel ongemak voorkomen.
Stap 2: Stuur een informele betalingsherinnering
Is alles in orde aan jouw kant, dan is het tijd om contact op te nemen. Doe dit vriendelijk en snel, bij voorkeur binnen drie tot vijf dagen nadat de betaaltermijn is verstreken. Een korte, luchtige e-mail werkt hier het beste. Iets in de trant van: “Hey, ik zie dat factuur nummer X nog openstaat. Misschien is het er tussendoor geglipt? Zou je dit kunnen afhandelen?”
Veel te-laat-betalingen zijn gewoon vergeetachtigheid of een drukke periode bij de klant. Een vriendelijk duwtje lost dit in de meeste gevallen meteen op. Wacht na deze herinnering een dag of vijf af.
Stap 3: Verstuur een formele aanmaning
Heb je na je herinnering nog steeds niets gehoord of ontvangen, dan wordt het serieuzer. Stuur nu een formele aanmaning. Dit is een schriftelijk bericht (e-mail is prima, maar een aangetekende brief is sterker) waarin je een nieuwe, harde betalingstermijn stelt van veertien dagen.
Vermeld in deze aanmaning ook dat je bij het uitblijven van betaling de wettelijke handelsrente in rekening brengt (meer hierover verderop) en dat de klant de buitengerechtelijke incassokosten moet betalen. Dit is geen dreigement, het zijn simpelweg je wettelijke rechten als ondernemer bij een factuur niet betaald als zzp’er.
Stap 4: Bel de klant persoonlijk op
Een zevende e-mail sturen heeft weinig zin als iemand niet reageert. Pak de telefoon. Een gesprek is persoonlijker, je hoort direct wat er speelt en je kunt afspraken maken. Misschien heeft de klant tijdelijk cashflowproblemen en is een betalingsregeling een oplossing waar jullie allebei mee verder kunnen.
Noteer altijd wat er besproken is: datum, tijdstip, naam van de persoon en wat er afgesproken is. Stuur daarna een korte bevestiging per e-mail. Zo heb je bewijs van de gemaakte afspraken.
Stap 5: Stuur een ingebrekestelling
Als de klant ook na de aanmaning en het telefoongesprek niet betaalt, is het tijd voor een ingebrekestelling. Dit is een juridisch document dat vaststelt dat de klant officieel in verzuim is. Dat is een voorwaarde om later aanspraak te kunnen maken op rente en schadevergoeding.
Een ingebrekestelling bevat minimaal: een duidelijke beschrijving van wat je geleverd hebt, het openstaande bedrag, een laatste betalingstermijn (vaak veertien dagen), en een aankondiging dat je juridische stappen onderneemt als betaling uitblijft. Stuur dit per aangetekende post én per e-mail, zodat je kunt bewijzen dat de klant het ontvangen heeft.
Stap 6: Schakel een incassobureau of jurist in
Wil je het zelf uit handen geven, dan kun je een incassobureau of een gespecialiseerde jurist inschakelen. Wat dit kost, hangt af van het openstaande bedrag en het bureau, maar het goede nieuws is dat de buitengerechtelijke incassokosten wettelijk zijn vastgesteld en doorberekend mogen worden aan de klant.
Hoe hoog zijn die kosten? De wet schrijft een staffel voor:
- 15% over de eerste 2.500 euro (minimaal 40 euro)
- 10% over het deel van 2.500 tot 5.000 euro
- 5% over het deel van 5.000 tot 10.000 euro
- 1% over het deel boven de 10.000 euro (maximaal 6.775 euro)
Bij een factuur van bijvoorbeeld 1.500 euro mag je dus 225 euro aan incassokosten doorberekenen. Dit maakt het inschakelen van een incassobureau bij hogere bedragen al snel de moeite waard.
Tussenoptie: mediation of minnelijke schikking
Als de relatie met de klant ooit goed was, of als je er samen uit wilt komen zonder rechtszaak, overweeg dan mediation. Een neutrale bemiddelaar helpt jullie tot een oplossing te komen. Dit is vaak sneller en goedkoper dan een rechtszaak, en de uitkomst is voor beide partijen minder belastend. Het is zeker het overwegen waard als het gaat om een langdurige zakelijke relatie of een hoger bedrag waarbij een jarenlang conflict niemand dient.
Stap 7: Ga naar de rechter
Als niets werkt, rest je de gang naar de rechter. Voor vorderingen tot 25.000 euro is dat de kantonrechter, en het mooie is: daarvoor heb je geen advocaat nodig. Je kunt de procedure zelf starten via het online portaal van de rechtspraak.
Je betaalt griffierechten (de hoogte hangt af van het gevorderde bedrag), maar die worden meegenomen in de veroordeling als je de zaak wint. De procedure duurt gemiddeld een paar maanden. Zorg dat je alle documentatie op orde hebt: de factuur, het contract of de offerte, e-mails, de aanmaning en de ingebrekestelling.
Wat je wettelijk mag doorberekenen
Naast de incassokosten heb je als ondernemer ook recht op wettelijke handelsrente. Die geldt bij zakelijke transacties tussen bedrijven en is gekoppeld aan een wettelijk vastgesteld percentage. De rente loopt automatisch vanaf de dag dat de betaaltermijn verstreken is. Je hoeft dit niet apart aan te kondigen bij zakelijke klanten, maar het is netjes om het te vermelden in je aanmaning zodat de klant weet wat er op het spel staat.
Bij particuliere klanten gelden andere regels: daar is de gewone wettelijke rente van toepassing, en de incassokosten mag je pas in rekening brengen nadat je een aanmaning met veertien dagen betalingstermijn hebt gestuurd.
Zo voorkom je dit de volgende keer
Een factuur niet betaald krijgen als zzp’er is nooit leuk, maar je kunt het risico flink verkleinen. Een paar praktische gewoontes helpen je daarbij:
- Vermeld de betaaltermijn al in je offerte, zodat een klant weet waar hij aan toe is voordat hij akkoord gaat.
- Vraag bij grotere opdrachten een aanbetaling van 30 tot 50 procent. Zo heb je altijd iets ontvangen, ook als de rest lastig inbaar is.
- Stel automatische herinneringen in via je boekhoudprogramma. De meeste tools zoals Moneybird of Exact Online kunnen dit voor je doen.
- Doe bij nieuwe klanten een kleine check vooraf. Zoek het bedrijf op in het Handelsregister van de KvK en kijk of er iets bijzonders opvalt. Een bedrijf dat al jaren verlies draait, is een risico.
Betaaltermijnen van veertien dagen in plaats van dertig dagen zijn ook steeds gebruikelijker in het mkb. Kortere termijnen betekenen minder lang wachten en minder kans dat een rekening vergeten wordt.
Begin vriendelijk, wordt formeler als dat nodig is en zet juridische stappen als je er samen niet uitkomt. De wet geeft je als zzp’er het recht om zowel rente als incassokosten door te berekenen, en bij een duidelijke vordering sta je er niet slecht voor. Bouw je werkproces zo in dat je minder afhankelijk bent van de goede wil van een klant: een aanbetaling, heldere betalingstermijnen en een vaste opvolgprocedure schelen een hoop gedoe.
